Création automatisée de factures QR directement depuis Zoho Books

Conçu – entre autres – pour notre client AutoPS.ch – Exploitant d'une plateforme de vente de voitures en ligne.

Pour de nombreuses entreprises suisses, la création de factures QR fait partie intégrante du processus de facturation. Dans le même temps, il convient de réduire au maximum la charge administrative. C'est pourquoi nous avons développé une solution qui intègre entièrement la création de factures QR dans le flux de travail existant de Zoho Books.

Créer des factures QR en un clic

Une fonctionnalité supplémentaire a été intégrée directement dans Zoho Books, permettant de générer des factures au format QR en un seul clic. Les utilisateurs n'ont pas besoin d'exporter des données ni d'ouvrir des programmes supplémentaires.

Une fois la fonction déclenchée, les données de facturation sont automatiquement transmises à un serveur central situé dans notre centre de données. Celui-ci traite les informations et génère, à partir des données de facturation disponibles, un bulletin de versement QR suisse conforme aux normes.

Rapprochement automatique avec la facture

Une fois le bulletin de versement QR généré, celui-ci est automatiquement associé au document de facturation d'origine. La facture reste inchangée et constitue les premières pages du document PDF, tandis que le bulletin de versement QR est ajouté en dernière page.

On obtient ainsi un document de facturation complet, prêt à être envoyé ou archivé immédiatement.

Architecture multi-clients

La solution a été conçue pour plusieurs entreprises et clients. Le serveur central permet de gérer différents environnements clients sans qu'il soit nécessaire de procéder à des installations individuelles sur les postes de travail.

Chaque demande est automatiquement attribuée à l'entreprise concernée et traitée à l'aide des coordonnées bancaires et des données de facturation QR enregistrées. Toutes les données clients restent ainsi strictement séparées les unes des autres. Le traitement s'effectue de manière sécurisée, traçable et dans le respect des exigences applicables en matière de protection des données.

Transfert automatique vers Zoho Books

Une fois créé, le document PDF final est automatiquement renvoyé vers Zoho Books, où il est directement enregistré en pièce jointe à la facture correspondante.

La version définitive de la facture, accompagnée du bulletin de versement QR, est ainsi disponible à tout moment à un emplacement centralisé. Les collaborateurs n'ont pas besoin de télécharger, d'enregistrer ou de re-téléverser manuellement des fichiers.

Avantages de la solution

Cette intégration présente de nombreux avantages :

• Créer des factures QR directement depuis Zoho Books
• Pas de retouche manuelle des fichiers PDF
• Génération automatique du bulletin de versement QR
• Traitement centralisé via un serveur sécurisé
• Archivage automatique des documents finalisés dans Zoho Books
• Moins de sources d'erreurs et une charge administrative réduite

Grâce à l'intégration directe dans Zoho Books, l'ensemble du processus de création de factures avec code QR a été considérablement simplifié. De la facture à l'archivage du document final, en passant par la création du bulletin de versement avec code QR, le processus est en grande partie automatisé. Cela permet de gagner du temps, de réduire les sources d'erreurs et d'assurer un processus de facturation numérique de bout en bout.