La nouvelle version d'Outlook pour Windows n'est pas destinée à remplacer l'Outlook classique, mais à succéder à Windows Mail et est en outre proposée gratuitement. Elle offre un design remanié et une meilleure intégration avec d'autres services Microsoft 365, mais apporte aussi quelques restrictions qui peuvent influencer le travail quotidien.
Par rapport à la version classique, le nouvel Outlook se manifeste notamment par une personnalisation plus limitée : ainsi, il y a moins de contrôle sur les notifications et les pièces jointes atterrissent par défaut dans le dossier "Téléchargements", sans possibilité de déterminer soi-même leur emplacement. La fonction "Annuler l'e-mail" a été supprimée et remplacée par l'option "Annuler l'envoi", et la fonction populaire "Trouver les messages associés" n'est plus disponible, ce qui rend plus difficile le suivi des conversations par e-mail.
La création de règles personnelles ou l'enregistrement d'e-mails dans certains fichiers sont également limités, ce qui peut nuire à l'organisation et à la productivité pour les utilisateurs puissants. Les utilisateurs qui ont besoin d'une personnalisation détaillée et d'un accès hors ligne, en particulier, pourraient donc rencontrer des défis lors de l'utilisation de la nouvelle version.
Pour les utilisateurs concernés, il existe toutefois différentes possibilités de continuer à recourir à l'ancienne version avec les fonctions habituelles. Par exemple, la nouvelle application peut être désactivée via Exchange Online PowerShell, ce qui permet d'utiliser à nouveau la version classique. Alternativement, les organisations peuvent reporter le déploiement de la nouvelle version d'Outlook jusqu'à ce que les fonctions essentielles soient à nouveau intégrées - une option choisie par de nombreuses entreprises afin de s'assurer que les outils importants ne soient pas affectés.
Dans l'ensemble, le nouvel Outlook offre certes une interface moderne et une meilleure intégration dans l'écosystème Microsoft 365, mais il manque encore actuellement quelques fonctions qui sont particulièrement décisives pour les utilisateurs puissants et les environnements de messagerie plus complexes.