Automatisierte QR-Rechnungserstellung direkt aus Zoho Books

Eingerichtet – unter anderem – für unseren Kunden AutoPS.ch – Betreiber einer Auto-Verkaufsplattform im Internet.

Die Erstellung von QR-Rechnungen ist für viele Schweizer Unternehmen ein fester Bestandteil des Rechnungsprozesses. Gleichzeitig soll der administrative Aufwand möglichst gering bleiben. Aus diesem Grund haben wir eine Lösung entwickelt, welche die QR-Rechnungserstellung vollständig in den bestehenden Workflow von Zoho Books integriert.

QR-Rechnungen per Knopfdruck erstellen

Direkt in Zoho Books wurde eine zusätzliche Funktion integriert, über die QR-Rechnungen mit einem einzigen Klick erzeugt werden können. Anwender müssen keine Daten exportieren oder zusätzliche Programme öffnen.

Nach dem Auslösen der Funktion werden die Rechnungsdaten automatisch an einen zentralen Server in unseren Rechnzentrum übermittelt. Dieser verarbeitet die Informationen und erstellt auf Basis der vorhandenen Rechnungsdaten einen standardkonformen Schweizer QR-Einzahlungsschein.

Automatische Zusammenführung mit der Rechnung

Nach der Erstellung des QR-Einzahlungsscheins wird dieser automatisch mit dem ursprünglichen Rechnungsdokument kombiniert. Dabei bleibt die Rechnung unverändert die ersten Seiten des PDF-Dokuments, während der QR-Einzahlungsschein als letzte Seite angefügt wird.

Dadurch entsteht ein vollständiges Rechnungsdokument, das sofort versendet oder archiviert werden kann.

Mandantenfähige Architektur

Die Lösung wurde für mehrere Unternehmen und Mandanten konzipiert. Über den zentralen Server können unterschiedliche Kundenumgebungen verwaltet werden, ohne dass individuelle Installationen auf den Arbeitsplätzen erforderlich sind.

Jede Anfrage wird automatisch dem entsprechenden Unternehmen zugeordnet und mit den hinterlegten Bank- und QR-Rechnungsdaten verarbeitet. Dabei bleiben alle Kundendaten konsequent voneinander getrennt. Die Verarbeitung erfolgt sicher, nachvollziehbar und unter Einhaltung der relevanten Datenschutzanforderungen.

Automatische Rückübertragung nach Zoho Books

Nach erfolgreicher Erstellung wird das fertige PDF-Dokument automatisch zurück an Zoho Books übertragen. Dort wird es direkt als Anhang der entsprechenden Rechnung gespeichert.

Dadurch steht jederzeit die finale Version der Rechnung inklusive QR-Einzahlungsschein an zentraler Stelle zur Verfügung. Mitarbeitende müssen keine Dateien manuell herunterladen, speichern oder erneut hochladen.

Vorteile der Lösung

Die Integration bietet zahlreiche Vorteile:

• QR-Rechnungen direkt aus Zoho Books erstellen
• Keine manuelle Nachbearbeitung von PDF-Dateien
• Automatische Generierung des QR-Einzahlungsscheins
• Zentrale Verarbeitung über einen sicheren Server
• Automatische Ablage der fertigen Dokumente in Zoho Books
• Weniger Fehlerquellen und geringerer Administrationsaufwand

Durch die direkte Integration in Zoho Books wurde der gesamte Prozess der QR-Rechnungserstellung erheblich vereinfacht. Von der Rechnung über die Erstellung des QR-Einzahlungsscheins bis zur Ablage des fertigen Dokuments erfolgt der Ablauf weitgehend automatisiert. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt für einen durchgängigen digitalen Rechnungsprozess.