La nuova versione di Outlook per Windows non è pensata per sostituire il classico Outlook, ma come successore di Windows Mail e viene offerta gratuitamente. Offre un design rinnovato e una migliore integrazione con gli altri servizi di Microsoft 365, ma presenta anche alcune restrizioni che possono influire sulla vita lavorativa quotidiana.
Rispetto alla versione classica, il nuovo Outlook è più personalizzabile: c'è meno controllo sulle notifiche e gli allegati finiscono di default nella cartella "Download", senza possibilità di scegliere dove salvarli. La funzione "Annulla e-mail" è stata rimossa e sostituita dall'opzione "Annulla invio" e la famosa funzione "Trova messaggi correlati" non è più disponibile, il che rende più difficile tracciare le conversazioni e-mail.
Anche la creazione di regole personali o il salvataggio delle e-mail in determinati file sono limitati, il che può influire sull'organizzazione e sulla produttività dei power user. Gli utenti che si affidano alla personalizzazione dettagliata e all'accesso offline, in particolare, potrebbero quindi incontrare difficoltà nell'utilizzo della nuova versione.
Tuttavia, gli utenti interessati hanno a disposizione diverse opzioni per continuare a utilizzare la versione precedente con le funzioni già note. Ad esempio, la nuova applicazione può essere disattivata tramite Exchange Online PowerShell, rendendo possibile l'utilizzo della versione classica. In alternativa, le organizzazioni possono posticipare il rollout della nuova versione di Outlook fino a quando le funzioni essenziali non saranno state reintegrate: un'opzione che molte aziende scelgono per garantire che gli strumenti importanti non vengano compromessi.
Nel complesso, sebbene il nuovo Outlook offra un'interfaccia moderna e una migliore integrazione nell'ecosistema Microsoft 365, manca ancora di alcune funzioni particolarmente importanti per i power user e gli ambienti di posta elettronica più complessi.