Emissione automatizzata di fatture con codice QR direttamente da Zoho Books

Allestito – tra l’altro – per il nostro cliente AutoPS.ch – Gestore di una piattaforma online per la vendita di auto.

Per molte aziende svizzere, l'emissione di fatture QR è parte integrante del processo di fatturazione. Allo stesso tempo, è importante che l'onere amministrativo rimanga il più contenuto possibile. Per questo motivo abbiamo sviluppato una soluzione che integra completamente l'emissione delle fatture QR nel flusso di lavoro esistente di Zoho Books.

Creare fatture QR con un semplice clic

Direttamente in Zoho Books è stata integrata una funzione aggiuntiva che consente di generare fatture con codice QR con un solo clic. Gli utenti non devono esportare dati né aprire programmi aggiuntivi.

Una volta attivata la funzione, i dati della fattura vengono trasmessi automaticamente a un server centrale situato nel nostro centro di elaborazione dati. Quest’ultimo elabora le informazioni e, sulla base dei dati della fattura disponibili, genera una polizza di versamento QR svizzera conforme agli standard.

Collegamento automatico alla fattura

Una volta generato il bollettino di pagamento con codice QR, questo viene automaticamente unito al documento di fatturazione originale. La fattura rimane invariata nelle prime pagine del documento PDF, mentre il bollettino di pagamento con codice QR viene aggiunto come ultima pagina.

In questo modo si ottiene un documento di fatturazione completo, che può essere immediatamente inviato o archiviato.

Architettura multicliente

La soluzione è stata progettata per diverse aziende e clienti. Il server centrale consente di gestire diversi ambienti client senza che siano necessarie installazioni individuali sulle postazioni di lavoro.

Ogni richiesta viene automaticamente assegnata all'azienda corrispondente ed elaborata utilizzando i dati bancari e quelli relativi alle fatture QR registrati. In questo modo, tutti i dati dei clienti rimangono rigorosamente separati gli uni dagli altri. L'elaborazione avviene in modo sicuro, tracciabile e nel rispetto dei requisiti di protezione dei dati applicabili.

Trasferimento automatico a Zoho Books

Una volta creato con successo, il documento PDF finale viene automaticamente trasferito a Zoho Books, dove viene salvato direttamente come allegato alla fattura corrispondente.

In questo modo, la versione definitiva della fattura, comprensiva della ricevuta di pagamento con codice QR, è sempre disponibile in un unico punto centrale. I collaboratori non devono scaricare, salvare o ricaricare manualmente alcun file.

Vantaggi della soluzione

L'integrazione offre numerosi vantaggi:

• Creare fatture con codice QR direttamente da Zoho Books
• Nessuna elaborazione manuale dei file PDF
• Generazione automatica della ricevuta di versamento con codice QR
• Elaborazione centralizzata tramite un server sicuro
• Archiviazione automatica dei documenti completati in Zoho Books
• Meno fonti di errore e minore onere amministrativo

Grazie all’integrazione diretta con Zoho Books, l’intero processo di emissione delle fatture con codice QR è stato notevolmente semplificato. Dalla fattura alla creazione del bollettino di versamento con codice QR, fino all’archiviazione del documento finale, il flusso di lavoro è in gran parte automatizzato. Ciò consente di risparmiare tempo, riduce le fonti di errore e garantisce un processo di fatturazione digitale end-to-end.