Effiziente Spesenverwaltung für Vereine mit Zoho Forms und Zoho Expense

Einfach, digital und ohne hohe Kosten: Spesenabrechnung für Ehrenamtliche

Vereine leben vom Engagement ihrer Mitglieder – und oft entstehen dabei Ausgaben, die erstattet werden müssen. Doch wie kann ein Verein Spesen einfach, digital und ohne hohe Lizenzkosten verwalten? Die Lösung: Eine Kombination aus Zoho Forms und Zoho Expense.

Mit dieser Methode können Ehrenamtliche bequem online ihre Spesen einreichen, während das Finanzteam die Verwaltung behält – ohne dass jeder eine teure Zoho Expense-Lizenz benötigt. Klingt spannend? Dann erfahre hier, wie es funktioniert!

Spesen digital einreichen mit Zoho Forms

Anstatt Belege per E-Mail oder auf Papier einzureichen, nutzen Ehrenamtliche einfach ein Zoho Forms-Formular. Dort können sie alle relevanten Daten angeben:

• Name & E-Mail
• Datum & Betrag der Ausgabe
• Kategorie (z. B. Fahrtkosten, Material, Verpflegung)
• Foto oder PDF des Belegs hochladen
• IBAN für die Erstattung hinterlegen

Das Formular kann per Link geteilt werden, sodass alle Mitglieder einfach darauf zugreifen können –ganz ohne Login oder zusätzliche Software. Sobald eine Spesenanfrage eingereicht wird, erhält das Finanzteam eine Benachrichtigung.

Spesen prüfen & erstatten

Sobald eine Spesenabrechnung in Zoho Expense erfasst ist, kann die Buchhaltung:

• Belege prüfen und genehmigen
• Freigaben erteilen oder Rückfragen an Ehrenamtliche stellen
• Erstattungen über das Bankkonto oder in bar durchführen
• Alle Ausgaben für Steuerzwecke dokumentieren

Fazit: Die perfekte Lösung für Vereine

Mit dieser einfachen Kombination aus Zoho Forms & Zoho Expense kann ein Verein ein professionelles Spesenmanagement umsetzen – ohne hohe Kosten oder komplizierte Software.

• Ehrenamtliche reichen Spesen einfach online ein
• Das Finanzteam behält den Überblick
• Nur wenige kostenpflichtige Lizenzen nötig
• Automatisierungen sparen Zeit & Mühe

So wird die Verwaltung von Vereinsausgaben einfacher, transparenter und effizienter!