QR-Rechnungserstellung mit Zoho Books

Ausgangslage

Ein Schweizer Unternehmen erstellt und verwaltet seine Kundenrechnungen in Zoho Books. Damit die Rechnungen auch einen QR-Einzahlungsschein enthalten, wird eine externe Software für die Erstellung der QR-Rechnung benötigt.
Bisher musste die fertige Rechnung ausserhalb von Zoho Books erstellt oder ergänzt werden. Anschliessend musste sie wieder dem richtigen Rechnungsdatensatz zugeordnet werden. Dieser zusätzliche Schritt machte den Ablauf umständlicher und erschwerte eine zentrale Verwaltung der Rechnungsdokumente.

Zielsetzung

Ziel des Projekts war es, die QR-Rechnungserstellung in den bestehenden Rechnungsprozess einzubinden. Zoho Books bleibt dabei der zentrale Ort, an dem Rechnungen erstellt, geprüft und an Kunden versandt werden.
Die externe Software übernimmt ausschliesslich die Erstellung des QR-Einzahlungsscheins und ergänzt damit die Rechnung. Die fertige Rechnung wird anschliessend an Zoho Books zurückgegeben und steht dort für den Versand bereit.

Umsetzung

Nach der Erstellung einer Rechnung in Zoho Books werden die dafür benötigten Rechnungsdaten an die externe QR-Rechnungssoftware übergeben. Dort wird der passende QR-Einzahlungsschein erstellt und in das Rechnungsdokument eingefügt.
Sobald die QR-Rechnung fertiggestellt ist, wird das vollständige Dokument an Zoho Books zurückgesendet und dem entsprechenden Rechnungsdatensatz zugeordnet. Mitarbeitende können die fertige Rechnung in Zoho Books aufrufen und prüfen, bevor sie diese wie gewohnt direkt aus dem System an den Kunden versenden.

Ergebnis

Durch die Anbindung wird die externe QR-Rechnungssoftware in den bestehenden Arbeitsablauf eingebunden. Die Rechnung wird weiterhin in Zoho Books verwaltet, während die externe Software den QR-Einzahlungsschein ergänzt. Das fertige Dokument kehrt anschliessend zu Zoho Books zurück und kann von dort aus versandt werden.
Damit befinden sich sowohl die Rechnung als auch ihre versandfertige Version an einem zentralen Ort. Der Ablauf ist übersichtlicher und die manuelle Bearbeitung ausserhalb von Zoho Books wird reduziert.