Sistema di registrazione personalizzato con WordPress e Zoho CRM

Dalla registrazione online alla gestione centralizzata nel CRM

Per questo progetto abbiamo sviluppato un sistema di registrazione personalizzato basato su WordPress e Zoho CRM. L'obiettivo era quello di facilitare le registrazioni tramite il sito web e, allo stesso tempo, integrare direttamente le informazioni raccolte nei processi esistenti in Zoho CRM.

Il risultato è una soluzione in cui WordPress e Zoho CRM non funzionano come sistemi separati: i dati vengono scambiati automaticamente tra il sito web e il CRM e sono disponibili proprio dove servono effettivamente.

Il contesto iniziale

Nei moduli di registrazione tradizionali, il processo spesso si conclude con l'invio del modulo. I dati vengono inviati via e-mail, archiviati separatamente oppure devono essere successivamente trasferiti manualmente in un sistema CRM.

In questo progetto, l'intero processo doveva essere digitalizzato in modo completo. Allo stesso tempo, diversi utenti dovevano poter accedere ai dati di registrazione a loro rilevanti, senza che ciascuno di essi dovesse disporre di un proprio account su Zoho CRM.

La soluzione: WordPress collegato direttamente a Zoho CRM

Il sistema di registrazione sviluppato collega direttamente il sito web WordPress a Zoho CRM.

Gli interessati o i partecipanti si registrano tramite un modulo creato appositamente sul sito web. I dati raccolti vengono trasferiti automaticamente a Zoho CRM e lì associati ai relativi record e processi.

Il collegamento funziona anche nella direzione opposta: le informazioni provenienti da Zoho CRM possono essere recuperate sul sito web WordPress e visualizzate dagli utenti autorizzati.

In questo modo, Zoho CRM diventa la banca dati centrale, mentre WordPress fornisce l'interfaccia utente personalizzabile.

Aree protette con diritti di accesso personalizzati

Una componente fondamentale del progetto è rappresentata dalle aree riservate agli utenti presenti sul sito web.

Una volta effettuato l'accesso, gli utenti visualizzano esattamente le informazioni e le funzioni previste per il loro compito. In questo modo, ad esempio, le registrazioni, le informazioni sui partecipanti, gli stati o altri dati provenienti da Zoho CRM possono essere visualizzati in modo chiaro sul sito web.

I diritti di accesso possono essere gestiti in modo personalizzato. In questo modo, ai diversi gruppi di utenti possono essere assegnate diverse visualizzazioni e funzioni.

Accesso ai dati CRM senza necessità di una licenza Zoho aggiuntiva per ogni utente

Uno dei vantaggi principali di questa soluzione risiede nella messa a disposizione dei dati.

Non tutte le persone che hanno bisogno di determinate informazioni da Zoho CRM devono necessariamente lavorare direttamente nel CRM. I dati necessari possono essere recuperati tramite l'interfaccia e resi disponibili nell'area protetta di WordPress.

In questo modo, a seconda del modello di licenza Zoho specifico e dell'utilizzo previsto, è possibile evitare l'acquisto di ulteriori licenze utente Zoho qualora gli utenti abbiano bisogno solo di determinate informazioni o funzionalità accessibili tramite il sito web.

E-mail e processi automatizzati

Con la registrazione è possibile avviare automaticamente ulteriori procedure.

Le e-mail di conferma possono essere inviate, ad esempio, subito dopo un accesso riuscito. Sono inoltre possibili promemoria, informazioni sullo stato, notifiche interne o processi successivi definiti individualmente.

I contenuti possono essere generati in modo dinamico sulla base dei dati di accesso e delle informazioni memorizzate in Zoho CRM.

Calcolo automatico dei costi

Anche prezzi diversi e calcoli più complessi possono essere integrati direttamente nella procedura di registrazione.

A seconda della selezione, della categoria dei partecipanti, dell’offerta o del servizio aggiuntivo, il sistema calcola automaticamente i relativi costi. I risultati possono essere visualizzati immediatamente dall’utente e trasferiti contemporaneamente a Zoho CRM.

In questo modo è possibile rappresentare anche procedure di registrazione che difficilmente potrebbero essere implementate in modo efficace con un classico modulo di contatto.

Pagamenti online integrabili direttamente

Nel caso di eventi o offerte a pagamento, la procedura può essere integrata con un pagamento online.

Si crea così un processo interamente digitale:

Selezionare l'offerta → registrarsi → calcolare i costi → pagare → elaborare i dati in Zoho CRM.

Anche lo stato del pagamento può essere successivamente utilizzato per ulteriori processi e visualizzato dalle persone competenti nell'area riservata.

Il risultato

Grazie all'integrazione personalizzata tra WordPress e Zoho CRM, è stato creato un sistema di registrazione che va ben oltre il classico modulo online.

Le registrazioni vengono elaborate a livello centrale; non è necessario inserire più volte i dati e gli utenti dispongono di un accesso mirato alle informazioni di cui hanno bisogno.

Allo stesso tempo, la soluzione rimane espandibile in modo flessibile. Se necessario, è possibile aggiungere nuovi moduli, gruppi di utenti, calcoli, automazioni via e-mail, processi di pagamento o ulteriori funzioni CRM.

In questo modo, WordPress e Zoho CRM diventano una piattaforma digitale unica per la registrazione, la gestione e l'automazione.