Emissione di fatture con codice QR tramite Zoho Books

Situazione iniziale

Un’azienda svizzera emette e gestisce le fatture dei propri clienti in Zoho Books. Affinché le fatture contengano anche una ricevuta di pagamento con codice QR, è necessario un software esterno per la creazione della fattura con codice QR.
Finora era necessario creare o integrare la fattura definitiva al di fuori di Zoho Books. Successivamente, bisognava riassegnarla alla voce contabile corrispondente. Questo passaggio aggiuntivo rendeva il processo più macchinoso e complicava la gestione centralizzata dei documenti di fatturazione.

Obiettivo

L'obiettivo del progetto era quello di integrare la creazione delle fatture con codice QR nel processo di fatturazione esistente. Zoho Books rimane il punto centrale in cui le fatture vengono create, verificate e inviate ai clienti.
Il software esterno si occupa esclusivamente della creazione della ricevuta di pagamento con codice QR, integrando così la fattura. La fattura completata viene quindi restituita a Zoho Books, dove risulta pronta per l'invio.

Attuazione

Dopo aver creato una fattura in Zoho Books, i dati necessari vengono trasferiti al software esterno per le fatture con codice QR. Qui viene generato il corrispondente bollettino di versamento con codice QR, che viene poi inserito nel documento di fatturazione.
Non appena la fattura QR è pronta, il documento completo viene rinviato a Zoho Books e associato alla relativa registrazione contabile. I collaboratori possono visualizzare e verificare la fattura completata in Zoho Books prima di inviarla, come di consueto, direttamente dal sistema al cliente.

Risultato

Grazie a questa integrazione, il software esterno per la fatturazione con codice QR viene integrato nel flusso di lavoro esistente. La fattura continua a essere gestita in Zoho Books, mentre il software esterno completa la ricevuta di pagamento con codice QR. Il documento completato torna quindi in Zoho Books e da lì può essere inviato.
In questo modo, sia la fattura che la sua versione pronta per la spedizione si trovano in un unico posto. Il processo risulta più chiaro e si riduce l'elaborazione manuale al di fuori di Zoho Books.